A situação correta para o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da sua empresa, se estiver atuando, é a ATIVA.
Quando você consulta o CNPJ na Receita Federal, e emite o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral, um dos campos informados é justamente a Situação Cadastral.
Estar com o CNPJ irregular quer dizer que a empresa não esta situação cadastral ATIVA – estas outras informações todas querem dizer que sua empresa tem alguma pendência, e para voltar a ter permissão para seu funcionamento normal, deve regularizar, declarações, pagamentos pendentes e etc…
Há diversas situações possíveis, conforme as normas da Receita Federal – a empresa pode estar NULA, BAIXADA, SUSPENSA, etc…
Várias situações podem levar seu CNPJ a ficar irregular, especialmente deixar de pagar impostos ou não fazer as devidas entregas de documentos obrigatórios para controle da Receita Federal – isto pode ser considerado crime tributário. É bom lembrar que somente o (Microempreendedor Individual) está dispensado de ter um contador que lhe acompanhe, porem se você não efetuar o pagamentos de impostos regularmente também poderá ter irregularidades.
Todos os outros tipos de empresa terão que ter o auxílio de um contador, justamente para manter o negócio em dia e funcionando conforme a legislação vigente.
Quais as consequências de estar com o CNPJ irregular?
Estar com o CNPJ irregular leva você a diversos problemas que impedem as práticas mais cotidianas da empresa.
Por exemplo, somente as empresas ativas podem emitir notas fiscais ou movimentar conta bancária da Pessoa Jurídica.
Em um paralelo com os empreendedores informais, há uma dificuldade em ter CNPJ irregular . Os fornecedores que atendem Pessoa Jurídica, poderão não lhe atenderão mais; você não poderá colocar o nome da empresa em nenhum novo negócio que for fazer, nem mesmo como cliente – porque até para isso o CNPJ funciona.
É como se a sua empresa deixasse de existir, e normalmente os problemas que levaram o CNPJ a deixar de estar ativo vão se acumulando: as dívidas aumentam, o número de dados a entregar também gerando assim uma bola de neve.
É comum os empresários entrarem em problemas por tentar burlar os controles da Receita, sonegando impostos. Não coloque seu esforço neste tipo de ação ilegal, porque os resultados são os piores. Há outros caminhos, como o da elisão fiscal, mais vantajosos e corretos para seguir.
Quais as vantagens de regularizar uma empresa?
Manter seu Cadastro correto e ativo traz várias vantagens – embora ainda se ouça falar que ter empresa é uma dor de cabeça e custa muito caro. Se você estiver atuando corretamente, na verdade, ter a empresa aberta só vai facilitar a sua vida.
Mesmo pensando fora do circuito de loucura que foi o ano passado, só traz vantagens a formalização: você emite suas notas fiscais tranquilo, pode fazer contratos, solicitar empréstimos com taxas menores, até se apresentar para os clientes formalmente.
Vamos pensar em 2020, com a Pandemia do Novo Corona vírus: as ações que o Governo Federal promoveu, no sentido de auxiliar os empresários, só foram válidas para aqueles que estavam em dia com a Receita Federal. Houve permissão especial para redução de jornada de trabalho e salários dos funcionários, por exemplo. O pagamento dos impostos das empresas do Simples também foram flexibilizados.
Como regularizar o CNPJ de uma empresa?
Para fazer a regularização do CNPJ, basta agendar consulta na Receita Federal, onde você poderá efetivamente saber o que foi que os auditores encontraram nos documentos da sua empresa (ou na falta deles) que levou a alteração da situação cadastral.
No processo da Receita, ficará indicado o que é necessário ser feito para que a empresa volte a ser ATIVA – são indicados documentos e pagamentos faltantes, e você poderá, junto com seu contador, emitir as devidas guias para pagamento e entregar os papéis devidos, conforme o caso.
As situações cadastrais consideradas irregulares são as seguintes:
NULA – o que representa um CNPJ inválido, porque há problemas cadastrais em outras instâncias, como duplicata de Inscrição Estadual, por exemplo.
INAPTA – aparece após 2 (dois) anos com as dificuldades da situação SUSPENSA – pois a empresa segue irregular e não apresentou as devidas correções.
SUSPENSA – quando a empresa não cumpriu com as obrigações naquele ano, apresentou problemas nos dados entregues à Receita ou está em investigação por possível fraude.
BAIXADA – quando a empresa está extinta, mediante solicitação ou mediante ação da própria Receita – o que pode ocorrer após 5 anos sem apresentar as informações à Receita Federal.
Regularização de empresa inativa
Como vimos, nas informações da Receita Federal não consta como status da situação cadastral a palavra INATIVA.
Isto porque o simples fato de a empresa não estar com movimentação não leva a mesma a ter qualquer problema com o fisco: se a empresa está sem operações durante um período, mas ela teve seus impostos anteriores e documentos corretamente entregues, ela não terá problemas em voltar à atividade.
A empresa é considerada inativa se não tiver efetuado qualquer atividade financeira, patrimonial, operacional ou não-operacional dentro de todo o ano-calendário. Mesmo que seu negócio esteja dentro desta norma, ainda é preciso manter contato com os órgãos públicos e entregar documentação para demonstrar a situação.
Se tudo for feito conforme devido, na hora de seguir em frente estará tudo correto – e a empresa seguirá podendo funcionar normalmente. Caso existam pendências e a situação cadastral do CNPJ seja outra, é preciso consultar as pendências e entregar as documentações, bem como quitar os valores atrasados.
Regularização de empresa sem movimento
Diferente da empresa inativa – que não fez nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira no ano-calendário – a empresa é considerada sem movimento quando ficou um ou outro mês sem movimentação financeira.
Cabe ressaltar que esta empresa não poderá fazer a declaração simplificada de empresa inativa, uma vez que não ficou sem nenhum tipo de movimentação por todo o ano calendário. Se mantiver seus dados com um contador de confiança, os procedimentos para manter o negócio corretamente posicionado serão executados e a empresa seguirá normalmente após o período sem movimentação.
Caso a situação cadastral do CNPJ tenha deixado de ser ATIVA, é necessário marcar agenda na Receita Federal para saber o que foi que ficou faltando. Entregando as pendências e quitando débitos, o CNPJ ficará regularizado.
Como informar que a empresa está inativa?
Quando a empresa passou a não funcionar mais, não quer dizer que a empresa esteja inativa. Não é somente pela ausência de comercialização dos serviços ou a não emissão de notas fiscais que a empresa passa para a inatividade. Para fins contábeis, considera-se inativa somente aquela que não tenha efetuado atividades operacionais e não operacionais (funcionários, pagamento a fornecedores), movimentações patrimoniais, movimentações no mercado financeiro ou de capitais durante o ano-calendário.
Para o relacionamento com a Receita Federal, seu negócio passará a ser inativo quando entregar a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) como inativa, o que poderá ser feito somente a partir do ano-calendário o qual não ocorreu nenhum tipo de movimentação.
Quanto tempo leva para regularizar o CNPJ inapto?
O tempo maior que você precisará esperar é o que levará para deixar a documentação toda em dia, porque a partir da entrega das questões que foram levantadas, a Receita costuma liberar o seu CNPJ rapidamente.
Conforme comentamos acima, quando o seu CNPJ estiver em algum status diferente do ATIVO, será preciso procurar junto à Receita Federal quais são as pendências a serem regularizadas.